Zásady zpracování osobních údajů

V souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů známé jako GDPR, Vás chceme touto cestou informovat o tom, jakým způsobem zpracováváme osobní údaje v rámci naší společnosti, jakým způsobem jsou informace zabezpečeny a jaká nová práva v souladu s nařízením GDPR získáváte.

1.  Obecná ustanovení

Ochrana osobních údajů našich zákazníků a obchodních partnerů (dodavatelů) je pro nás prioritou. Vypracovali jsme tyto Zásady zpracování osobních údajů, abychom vás jako své zákazníky a/nebo obchodní partnery informovali o tom, jak společnost KONTAKT - služby motoristům, spol. s r.o. (dále jen „my“ nebo „Společnost“) vaše osobní údaje získává, uchovává a dále zpracovává v souvislosti s poskytováním našich dodávek a služeb, resp. v souvislosti s nákupem a dodávkami vašich surovin, zboží nebo služeb, pokud při těchto činnostech dochází ke zpracování osobních údajů.

Zpracování vašich osobních údajů je nezbytné pro řádné plnění našich smluvních či zákonných povinností, a dále pro účely, které jsou popsány v těchto Zásadách ochrany osobních údajů.

Prostřednictvím těchto Zásad ochrany osobních údajů vám chceme poskytnout informace o tom, jakým způsobem shromažďujeme, zpracováváme a chráníme vaše osobní údaje, a o vašich právech a způsobu, jakým je můžete uplatnit.

Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, zejména našich zákazníků a našich dodavatelů a dalších osob, jejichž osobní údaje můžeme zpracovávat, včetně zaměstnanců našich zákazníků/dodavatelů.

Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami zpracování osobních údajů. V případě jakýchkoli dotazů se na nás můžete kdykoliv obrátit prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

2.  Správce osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je KONTAKT - služby motoristům, spol. s r.o., IČ: 45538514, se sídlem Svobodova 2050, 511 01 Turnov, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 1795.

3.  Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správce údajů nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

4. Zpracování osobních údajů

Pokud jste naším zákazníkem nebo dodavatelem (popř. zaměstnancem nebo jinou kontaktní osobou našeho zákazníka/dodavatele), potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje, abychom mohli plnit své smluvní povinnosti a abychom zajistili efektivní komunikaci mezi smluvními stranami.

Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření smluvního vztahu a právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy, případně náš oprávněný zájem. Zpracování vašich osobních údajů je nezbytné pro uzavření a plnění tohoto smluvního vztahu. Při poskytování našich služeb nám rovněž mohou vznikat zákonné povinnosti, v rámci kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

4.1  Rozsah zpracovávaných údajů.

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění našich povinností a které získáváme prostřednictvím výše uvedených zdrojů. Jedná se tak zejména o následující údaje:

• jméno a příjmení a další identifikační údaje;
• kontaktní údaje: adresa, e-mail(y), telefonní číslo(a) funkce, odborná způsobilost; 
• kontaktní a identifikační údaje vašeho zaměstnavatele, pokud s námi jednáte jako jeho zaměstnanec či jiná kontaktní osoba našeho zákazníka/obchodního partnera;
• titul, certifikáty, pověření, osvědčení apod.;
• IČO;
• DIČ;
• číslo bankovního úču;
• IP adresa;
• podpis;
• podobizna;
• údaje o plnění smlouvy a jiné související údaje vyplývající ze smlouvy.

4.2. Účel a doba zpracování.

Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

• Plnění smluvních závazků. Osobní údaje zpracováváme pro plnění smluv o dílo, kupních a jiných smluv (zejména v souvislosti s prodejem a nákupem zboží a služeb) dále také pro případné reklamace zboží a služeb. Údaje uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu mezi námi a naším zákazníkem/obchodním partnerem.
• BOZP. Pokud nám poskytujete služby či jiné plnění, při kterých nám vznikají zákonné povinnosti na zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci („BOZP“), můžeme vaše osobní údaje rovněž zpracovávat za účelem splnění, kontroly a prokázání plnění těchto povinností. V této souvislosti můžeme rovněž zpracovávat dokumentaci prokazující plnění těchto povinností, a to včetně případné fotodokumentace.
• Účetní doklady. Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách). Podle našich platných právních předpisů (např. zákona o účetnictví či zákona o DPH) máme povinnost tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu.
• Určení, výkon a obhajoba právních nároků. Po ukončení smluvního vztahu s vámi můžeme po dobu trvání promlčecích lhůt uchovávat některé z vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro ochranu našich práv a případnou obhajobu právních nároků, včetně vymáhání neuhrazených plateb.
• Ochrana majetku prostřednictvím kamerových systémů – pro bezpečnost osob a majetku zaměstnavatele zpracováváme záznamy z kamer.

5.  Příjemci osobních údajů

5.1 Sdílení

Osobní údaje, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související se zajištěním prodeje našeho zboží a služeb, jeho doručování, vyřizování objednávek, administrativní podporou či využívání softwarových prostředků. Tyto osoby jsou tak v postavení zpracovatelů osobních údajů. Vaše osobní údaje tak můžeme sdílet zejména:

• se subjekty spravujícími naše IT systémy a poskytujícími IT služby a telematiku využívané při správě pracovního poměru;
• k některým vašim osobním údajům mohou mít přístup poskytovatelé strážních a hlídacích služeb pro ochranu našich oprávněných zájmů
• k některým vašim osobním údajům mohou mít výjimečně přístup externí auditoři, daňoví poradci či právní zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání či zaúčtování pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů;
• pokud se na nás při výkonu svých pravomocí obrátí orgány veřejné moci s žádostí o poskytnutí informací, jejichž součástí mohou být vaše osobní údaje, budeme na základě povinností vyplývajících ze zákona nebo jiného právního aktu povinni v nezbytném rozsahu vaše osobní údaje zpřístupnit.

5.2  Záruky

Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady zpracování osobních údajů.

6.  Zabezpečení dat

Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména opatření zajišťující fyzickou bezpečnost, přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarovou ochranu zařízení, na kterých jsou uložena osobní údaje a další opatření.

7.  Vaše práva jako subjektu údajů

V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat informace o způsobech zpracování svých osobních údajů a právo na opravu údajů, které o vás jako správce osobních údajů zpracováváme. V určitých případech máte právo požadovat vymazání svých osobních údajů, dále pak máte právo na přístup ke svým osobním údajům nebo na jejich přenos (např. přenos k jinému poskytovateli služeb). V některých případech máte právo vznést námitky a také právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů. V případě, že jste nám dříve poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete jej kdykoliv odvolat. Jednotlivá práva a způsob jejich uplatnění jsou podrobněji popsána níže.

7.1 Způsob uplatňování vašich práv

Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání osobních údajů nebo o omezení zpracování, v souladu s vaším požadavkem, každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle kapitoly 5 těchto Zásad ochrany osobních údajů, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Pokud si přejete uplatnit svá práva a/nebo získat příslušné informace, můžete tak učinit prostřednictvím kontaktní adresy: KONTAKT - služby motoristům, spol. s r.o., IČ: 45538514, se sídlem Svobodova 2050, 511 01 Turnov.

Pokud budete uplatňovat svá práva, můžeme vás požádat o poskytnutí některých dodatečných osobních údajů, které jste nám dříve již sdělili. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán vámi. Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce.

7.2 Oprava vašich osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu vašich osobních údajů, které s námi sdílíte.

Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje.

7.3 Vymazání vašich osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání vašich osobních údajů, a výše uvedených kontaktních údajů.

Pokud nás kontaktujete s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních nebo zákonných povinností či pro ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše. Dále také smažeme (a zajistíme smazání ze strany zpracovatelů, které pověřujeme) všechny vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas se zpracováním údajů, pokud jste nám souhlas dříve poskytli.

7.4 Odvolání souhlasu

Souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám dříve poskytli, můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu. Můžete tak učinit prosím prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů. V takovém případě vaše osobní údaje smažeme postupem dle bodu 7.3.

Vezměte prosím na vědomí, že odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě dříve uděleného souhlasu před jeho odvoláním z vaší strany.

7.5 Zpřístupnění a přenositelnost vašich osobních údajů

Máte právo požadovat informaci o tom, zda o vás zpracováváme osobní údaje a v jakém rozsahu. Rovněž máte právo požadovat, abychom vám zpřístupnili osobní údaje, které jste nám poskytli a další osobní údaje týkající se vaší osoby.

Pokud budete požadovat přenos vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu, můžete nás požádat o jejich přenos přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, za předpokladu, že takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob a bude technicky proveditelný. 

7.6 Právo vznést námitky

V případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (např. pokud zpracováváme vaše údaje jakožto kontaktní osoby našeho zákazníka/dodavatele), máte právo z důvodu týkajícího se vaší konkrétní situace kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování. Pokud v takovém případě neprokážeme naše závažné oprávněné důvody pro zpracování, které by převážily nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pokud neprokážeme, že tyto údaje jsou nutné pro určení, výkon a obhajobu našich právních nároků, tak tyto údaje nebudeme dále zpracovávat a bez zbytečného odkladu je vymažeme.

Námitky proti zpracování můžete vznést prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

7.7 Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

Žádost o omezení zpracování můžete uplatnit prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

7.8 Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů 

Máte právo podat stížnost týkající se námi prováděného zpracovávání vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

8.  Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů

Průběžně můžeme tyto Zásady zpracování osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad ochrany osobních údajů se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: www.kontaktoil.cz/pro-zakazniky/zasady-zpracovani-osobnich-udaju